Un mundo en español: Labores administrativas de un traductor

Gracias a los años de experiencia en un cargo administrativo, he aprendido que no podemos avanzar sin organización ni estructuras. Hoy por hoy, uno de mis mejores amigos es el Excel. Sé que existen diversos programas que nos permiten gestionar todo nuestro flujo de trabajo; estos programas son completos y nos ayudan a organizarnos en cada proyecto. Sin embargo, cuestan dinero (en este punto, debemos tratar de ahorrar ya que recién estamos empezando), pueden ser complejos (si bien me gusta la tecnología y es un requisito indispensable para un traductor aprender este tipo de programas, no tengo mucho tiempo y son algo difíciles), y por último, no siempre se adaptan a nuestra verdaderas necesidades (si recién empezamos, no será de mucha ayuda, primero hay que inspeccionar el mercado).

Entonces, ¿qué podemos hacer?, la respuesta la tiene nuestro amigo Excel. Este programa es fácil, flexible, personalizado y bastante simpático para comenzar a trabajar en base de nuestras propias necesidades. Podemos crear base de datos, plantillas, estructuras, etc.

Esta es sola una recomendación/plantilla, pueden adaptarla, disminuirla, agrandarla, según lo que estén buscando.

En un primer Excel podemos incluir los datos administrativos:

1 Cliente: un campo EMPRESA/NATURAL

2 Número o código de proyecto: ejem: trad2012-1

3 Número de palabras: El costo de cualquier traducción se calcula siempre por palabra del texto original.

4 Cantidad que voy a cobrar: en base al número de palabras, y podemos aplicar acá nuestra fórmula de tarifas.

5 Idiomas: nos permite conocer más al cliente.

6 Horas de trabajo insumido: al principio nos ayudará a conocer el tiempo insumido dependiendo del volumen del trabajo.

7 Si el proyecto se ha facturado o no: un campo SÍ/NO

8 Fecha: campo RECEPCIÓN/ENTREGA

9 Cobranza: campo SÍ/NO

En un segundo Excel podemos incluir los gastos/ingresos, es decir, nuestra contabilidad:

Comenzamos separando 12 pestañas para cada mes. Se divide en columnas dedicadas a los gastos y a los ingresos. Con este archivo puedo construir mi balance general de cada mes para saber si tuve pérdidas o ganancias; también puedo ingresar los pagos que he recibido (con fecha) y así conocer si se cumplieron dentro del plazo. Nos sirva para saber la liquidez que disponemos y para el pago de nuestros impuestos.

En el tercer Excel realizaremos nuestra plantilla de facturación:

Una vez que conozcamos el formato de nuestra factura/recibos por honorarios, podemos adaptarlas al Excel, aplicando la fórmula para el pago de impuestos. Para facilitarnos podemos crear una copia de esta plantilla con el nombre e información fiscal de cada uno de mis clientes. De esa forma, cada vez que llega fin de mes, lo único que tenemos que hacer es abrir el archivo correspondiente a cada cliente, donde solo tenemos que modificar los campos (RUC, NÚMERO DE FACTURA, FECHA, CONCEPTO Y MONTO).

Sin complicaciones podemos adaptarnos a lo más sencillo, rápido y gratis. En las labores administrativas se va mucho tiempo, por eso la clave es la organización y todo fluye como mantequilla.

Multilingua!

About me

Blog archives

Labores administrativas de un traductor

0 comentarios:

Publicar un comentario

Escribenos

Visitas

Favoritos

Etiquetas

Seguidores

Twitter

Facebook